煩雑な業務をなんとかしたい!事務作業を効率化する方法 | Cloud Payment 公式ブログ

煩雑な業務をなんとかしたい!事務作業を効率化する方法

[記事更新日]

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会社の事務作業は、一度仕組みができあがると人が入れ替わっても、作業の流れを見なおしたり、変えたりすることは少ないものです。事務作業という分野は、前任者のやり方を踏襲する風習があり、なかなかメスを入れることができません。そんなところにこそ、ムダが潜んでいる可能性があります。事務作業を効率化することによって、時間のロスばかりでなく、ムダな残業による電気代や残業費のコストダウンを考えてみましょう。

ルーチンワークこそ見直しが必要かも

日々繰り返している慣れた仕事のなかには、前任者から引き継ぎをして、事務作業の仕事の意味や効率化など考えずに、その仕事のやり方を続けている場合が多いようです。

「どうしてこの仕事をするのか」「この事務作業の仕事が必要なのか」という、作業の目的を明確にされないまま、多くの場合が前任者から仕事の流れだけを教わります。こういった目的が曖昧な事務作業ほど人は疑問も起きないために、そこにムダやムラが生まれがちです。特に、ルーチンワークといわれる繰り返し行われる単純作業こそ、目的を知らずに仕事が進み、効率化の対象外になりがちだといえます。

作業自体が習慣となっていて「その事務作業をしないと誰が困るのか」「誰のためにやっているのか」、従事している担当者がわからないのに、やめることができない事務作業は多々存在します。一度やめてみればよいのですが、「ずっと続けてきたから」という曖昧な理由で継続に陥りがちです。

このほかにも、社内の整理ができていないために、ムダな動きをしているケースも多いです。よくあるのが、整理整頓されていないために探し物に時間がかかるとか、二度同じものを買ってしまうなどです。必要なものがすぐに取り出しできない、みつからないようでは効率化には程遠いことに気づくべきでしょう。

業務を効率化する4つのポイント

事務作業の業務を効率化するために、業務の流れをつかむことが大事です。
その業務の流れを図式化し、作業内容の改善案を考えて、担当者ごとの負荷の調整をしましょう。
ミスやムダが生じるのは、担当者ごとに事務作業の方法が違う、必要なチェック機能がない、例外的処理が頻繁にある、担当者が慣れていないなど複数の要因があります。事務作業のムダを見直しして、効率化の方法を検討するために、次の方法を試してみて下さい。

  1. ムダと思われる事務作業自体を止めてみる方法

部内でムダだと思う作業をリストアップし、一度作業をするのを思い切ってやめてみましょう。やめてみて、業務に支障がなければその作業はムダであることに気がつくはずです。

  1. ダブっていると思われる事務作業と合体して一緒に進める方法

作業をリストアップした際に、同じような作業がないか作業のダブリを見つけてみてください。なかには別々でやるよりも、合体させて一緒に進めたほうが二度手間にならないケースもあるかもしれません。

  1. やり方の順番を変えてみる方法

長年の暗黙の了解で手順が決まっている、前任者がやっていた作業を引き継いでいるといった場合、もしかしたら手順にムダが潜んでいる可能性があります。一度、作業のやり方を見なおしてみてください。順番を替えるだけで不要なステップがみつかったり、最後にやっていた作業が、実は最初にやったほうが手間を簡略化できるといったこともあるかもしれません。

まとめ

事務作業の効率化は思い切って進めないと惰性に現状維持となりがちです。弊社は経理のルーチンワークに着目して、「経理のミカタ」を開発し、効率化を実現しました。事務作業を担当している人が一番楽になり、仕事のレベルもあがりコスト削減と一石二鳥なのでぜひ取り組んでほしいところです。

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