経理の負担を軽くする?集金代行とは | Cloud Payment 公式ブログ

経理の負担を軽くする?集金代行とは

[記事更新日]

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期日どおりの入金があったか、また入金が遅れた場合の督促など、集金は負担が大きい業務といえます。毎月定額の請求であったり、請求書を印刷して郵送する間接業務を省略したい場合に活用できる、経理業務の手間を減らす「集金代行」について解説します。

集金にかかるさまざまな負担とは

 従来の集金作業にかかる負担の多くは、請求書を印刷して、印鑑を押印して、封入して郵便局またはメール便で送達し、発行した請求書の控えをファイリングや一覧表作成、その後に入金チェックをして、作成から入金まで事務作業が延々と続きます。入金が遅れた場合の対処、入金額の誤りや届いていないというトラブルも含めると担当者を張り付けるくらいの量になる場合もあります。

「集金代行サービス」とは、こうした回収作業を担当者(社)に変わって代行するサービスです。カバーする範囲は、サービスを提供する企業によって異なります。

なかでも振込料は、“当方負担”が基本ですが、振込料の負担を、受け取る側が負担するケースも伝統として残っているところもあります。

郵送代、振込料代などの諸雑費と入金が遅れた場合の資金リスクを考えると、事務作業だけでなく、資金的な負担があります。この部分だけでも、集金代行を利用すると事務及び回収もれのリスクはかなり軽減されます。

集金代行を採用する4つのメリット

集金代行サービスを採用するメリットを紹介していきましょう。

  1. 事務作業軽減

集金代行を採用すれば、毎月末に、請求書を印刷して、折って封入して、切手を貼って投函して、入金されたか通帳でにらめっこという作業が一切なくなります。

  1. 資金回収

集金代行を使えば、決められた日までに請求額の変更などを手続きしておくと、入金回収日に、登録した先が合計して口座に入金してくれます。振込金額を間違えて返金したり追加請求したりのわずらわしさがなくなります。

  1. 再振替

口座引き落としの際に資金不足により振り替えができなかった場合なども、集金代行であれば再請求をたてれば次月に回収できるシステムになっています。また、振り替えできなかった旨の連絡も、集金代行ではシステム的にお知らせされるようにできています。つまり、なにかと気が重い入金督促を自分で連絡しなくて済むのです。

  1. 利便性

クレジット決済などは、以前は大がかりな通信設備がないとできませんでした。決められた端末を使うケースがありましたが、今ではスマホやタブレットのイヤフォンジャックに差し込む端末で決済ができる簡易な集金代行などもあり、代金回収方法は双方にとって利便性が高まっています。 

まとめ

集金代行サービスを活用することで、請求事務と回収事務から解放されて、他の業務に集中できるようになります。当然ながら外部に委託をする以上、若干の手数料がかかりますが、総合的に勘案してメリットの方が大きければ採用に躊躇する理由はないといえるでしょう。

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