あなたの見積書は大丈夫?正しい見積書の書き方 | Cloud Payment 公式ブログ

あなたの見積書は大丈夫?正しい見積書の書き方

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見積書の書き方は会社によって様々な形式があります。統一のフォームがある場合もあれば、各自が自由に作成して取引先に提出する場合もあるでしょう。見積書は正式な発注や、契約をいただくための大切なプレゼンテーション書類です。お客様との間で不要なトラブルや行き違いが発生しないように、これだけは外してはいけない見積書の書き方のポイントについて確認しましょう。

そもそも見積書ってなぜ必要なの?

見積書は依頼した業務にいくら支払いが必要なのか、内容は足りているのか、あらかじめ予定をたてるために、ビジネスでは不可欠な書類です。いくら払うのか、希望している内容ができるのか見積書の書き方で確認できないと、わからないままになり仕事の発注はかけられません。

よく耳にする相見積もりは、製品の内容と価額が見合っているか比較できるように、同業他社から同じ条件で見積書を作成してもらい検討することをいいます。商品自体の内容だけではなく、取り付け工事や運搬など付随費用がかかる場合は、下取りなど追加要素が含まれているのかどうか、見積書をみれば確認できるようにしておきます。また、見積もり金額はどの契約時期まで有効なのかなど、具体的な事項や金額を見積書で確認することができる書類です。見積書があれば契約や発注に向けて大きく前進することができます。

正しい見積書の書き方

正しい見積書の書き方のポイントは、大きく分けて3つあります。

「商品の概要、商品の金額、引渡しの日」が絶対に必要な要素となります。一般的に見積書に最低限必要な記載事項は、宛先・発行元(住所と氏名、捺印も必要)・見積書の番号・発行日・見積り金額・納品場所・納期・見積り有効期限・商品金額の明細(本体価格、オプション費用、納入費用、消費税など)がわかるように記載をします。お客様と打ち合わせの際に質問された事項は明確にするように記載しておくなど、書き方を工夫して認識のずれが生じないようにしましょう。消費税が内税なのか外税なのかの書き方の表記も大事な要素です。個人事業主が請け負う仕事で、報酬源泉税が発生する場合にはあらかじめわかりやすく表示方法を工夫しておくと後日、金額面でのトラブル回避となります。

まとめ

見積書はビジネスがスタートするための、お客様が発注を決断するためのプレゼテーション資料です。お客様が知りたい内容をわかりやすく、重要視するところを喜ばれる内容に書き方をアレンジした書類を作れればライバルと差がつくでしょう。

 

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