納品書と請求書の違いってなに? | Cloud Payment 公式ブログ

納品書と請求書の違いってなに?

[記事更新日]

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商品をお客様へ納品した際に提出するものは、納品書と請求書のどちらなのでしょうか。混同されがちな納品書と請求書の違いや、それぞれのもつ役割、必要な場面などについて解説していきます。

請求書と納品書のそれぞれの役割

納品書と請求書の提出が1回場合は、請求書と納品書は複写で作り、「」が「納品書」とタイトルが単純に変わるだけのものになります。同じ取引先から1か月の間に複数回の納品がある場合、納品書は納品する都度の発行になり、請求書は月締め合計して1枚の請求金額となることが一般的です。

「納品書」は届けられる製品に付随しているので、「いつ物が届いたのか」を確認するための書類です。つまり、受け取った証拠となるものが「納品書」なのです。

「請求書」は、支払の期日や方法、納品された個数や金額などの明細が記載された債権書となります。請求書を発行する目的には、支払の義務があること、期限があること、未払いであることを知らせることがあります。

請求書と納品書、両方とも必要?

納品書と請求書は、受領した商品と請求金額とが合致しているかの確認をするために必要です。そのため、支払をする前に納品書と請求書の両方の書類の内容が一致しているか、確認する必要があります。請求書が届くまで納品書は保管しておいて、合計金額と一致しているか、誤りがないかの確認が必要です。

会計業務的にも納品書と請求書はそれぞれ必要な書類で保管義務があります。請求書は、納品書発行後に発行される書類で、仕事が終わり記載された金額をあとは回収するだけの段階で発行するものです。請求書が届いたら、期日ごとにファイリングして決まった日に振込をするなど適切に処理をするようにしましょう。納品書は、たとえるなら荷札に似ていて、なんとなく捨てたくなる書類です。しかし、例えば決算ギリギリのパソコンの購入などの場合、納品書の日付をもって費用になるかどうかの判断ができる、対外的な確認書類としてとても重要な証拠書類になります。

納品書の後に請求書が届くのが一般的な流れですが、電化製品などのようにお店のレジで支払いをして後から在庫発送のような場合、納品書の日付が重要です。納品書で引き渡しの日を確認し、納品書の日付で会計上の確定日付とします。

まとめ

請求書と納品書は、それぞれ異なった役割をもった書類です。請求書があれば納品書は不要だ、ということはありません。どちらも正しく保管して、必要な場面になって慌てて「あれ?どこにいったかな?」などと探すことのないようにしておきましょう。

 

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