管理部必見!業務効率をアップさせる5つのツール | Cloud Payment 公式ブログ

管理部必見!業務効率をアップさせる5つのツール

[記事更新日]

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スタートアップやベンチャー企業だと、とにかくやるべきことが盛りだくさん。今までは自分の仕事だけこなしていればよかったのに、郵送や振込やご挨拶など、何もかも自分でしなければなりません。そんな経営者や管理部担当者の業務効率アップを助けるおすすめツールを5つ紹介します。

国内外の業務効率化のためのツール5選

1.バーチャルオフィス

一般的に新たにオフィスの契約をすると、机やコピー機などの備品をそろえるのに時間とお金がかかってしまいます。バーチャルオフィスでも業務に支障がなければ、都内でもかなり抑えた金額のオフィスが多数あります。登記はもちろん、電話番号、秘書、会議室など共同で使うことができて、業務効率がアップしコストパフォーマンスがよいです。

2.名刺管理

ビジネスを進めていくと、名刺管理の交換をする場面が多くあっという間に増えていきます。増えた名刺をデータ化してアプリで管理し外出先から検索したり、回転式名刺整理機「ローロデックス」でファイルしたり複数の方法を使い分けると業務効率がアップするツールとなります。

3.WEBメール&イーファックス

メールをどこでも確認できるように設定しておくと、外出時に携帯やスマホから見ることができ業務効率がアップします。具体的なツールとしてGmailに経由するようにしておくと便利です。ビジネスでも親しい間柄であれば、LINEやFacebookのメッセンジャー、Skypeを使った連絡のやりとりも可能で、電話やファックスをするよりも業務効率がアップします。

かつてFAXといえば専用機を設置してのやりとりが当たり前でした。最近では、FAXをインターネット上のブラウザで確認できるサービスが出てきています。イーファックスというサービスは、ネット上のFAX番号をもち、FAXがメールとして届くサービスがあります。こうしたサービスに加入しておけば、外出先からでもお客様からの大事な連絡を取り逃がすことがありません。

4.スケジュール管理

各自の予定を事務所のホワイトボードをみなければわからない、自分の手帳にしか予定が書いていないのでは不便です。Googleカレンダーの共有やサイボウズなどといったグループウェアのツールを活用して情報の共有を進め業務効率のアップをはかりましょう。簡単な経費精算などもグループウェア内で管理できます。

5.文書はスキャニングしてPDF化する

紙文書はとにかく、ファイリングするよりもパソコンで検索ができるデータ化しておくことをおすすめします。スキャニングしたデータファイルは、DropboxやGoogleドライブなどといったファイル共有サービスを使い、関係者全員がいつでも利用できるクラウド保管をします。外出先からでも、スマホなどでデータ検索できるので便利です。

ツール選定時の注意点

事務所にいる場合、外出先と環境の変化に対応できるツールの選定が必要です。移動可能なノートパソコンやスマートフォン、タブレットなど環境変化に対応した機器での操作ができるかをあらかじめ確認しましょう。

複数のメンバーで活用する場合、たとえば海外からのアクセスの共有にも対応しているかなどが業務効率アップのツール選定の基準となるでしょう。

まとめ

業務効率はIT化が進む現代でも終わりのないテーマです。使いやすいツールを活用して、時間や労力の無駄が極力少なくなるよう、日々運用改善にトライしていきましょう。

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