知らなかったでは恥ずかしい、正しい請求書の作り方 | Cloud Payment 公式ブログ

知らなかったでは恥ずかしい、正しい請求書の作り方

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商品の納品や、サービスの提供によって発生する請求作業。請求書は、お客様にきちんと対価を支払っていただくための大切な書類です。仕事をして請求書を作成して、請求額を回収してはじめてビジネスは完了となるといえます。正しい請求書の作り方について確認していきましょう。

請求書を発行する意味とは?

請求書発行の作業は、仕事をした後の対価の回収するための書類なので、とても重要な業務です。請求したお金を必要な時期までに入金していただけるよう、正しい請求書の作り方を確認しましょう。請求書の発行には都度発行する方法と、〆日を決めて月に1回発行する方法があります。単価が低い場合や毎月取引がある請求書の作り方は、1か月分まとめた合計を記載します。

正しい請求書の作り方

請求書は、会社によってひな形を用意しているところも多く、一般的には会社の用意したひな形を使って作成します。規定がない場合には、必要な記載事項さえ押さえていれば、フリーのフォーマットを活用したり、自分で使いやすいオリジナルの請求書を作成したりしてもいいでしょう。必要なのは「一体いくら請求しているか」「いつ支払うのか」がわかりやすく記載されているかどうかです。

1.宛名

宛名は会社名と部署名(経理部や担当部署など)を記載します。請求書が適切に届くように、事前に請求する相手に必要な記載事項を確認しておきましょう。

2.請求書番号

請求書番号を発行し、月ごとや相手先ごとに区分して、請求書の番号で管理する作り方にしておくと、より取引先との確認もスムーズです。請求書の訂正や再発行など依頼の際に請求書をあわてて探すことがなくなります。

3.請求書の発行日

請求書の発行日は、商品を納品した後や作業完了後になります。毎月末など発行日を決めている場合は、月末作成という作り方になります。末締め翌月末払いの契約など、あらかじめ取引先と決めていることも考慮しましょう。

4.会社名と捺印

正式な書類であることを伝えるため、金額が大きいときは特に、角印を会社名の右側に重なるように押しましょう。

5.請求書のタイトルと請求の内容

請求書のタイトルと請求の内容を丁寧に記載しましょう。項目が「○○一式」では、内容が不明確で実際に仕事をしたのか疑われるケースもあります。

6.支払期限

支払期限は発行日と金額と並ぶほど重要な部分です。目にはいりやすい場所に記載をしておきましょう。

7.その他の明記事項

繰越金額と、合計金額、振込先(支払方法や銀行口座など)、振込手数料はどちらが負担するかも明記しておきましょう。負担していただく場合は、「ご負担をお願いいたします」という依頼の文章を忘れずに一筆添えましょう。

まとめ

請求書は、ビジネスの世界ではお金の回収のためのツールで、契約書に次ぐ重要文書です。請求書の作り方の基本を身につけて、適切な金額の請求とスムーズな回収でビジネスを行いましょう。弊社の開発した請求書の管理クラウド「経理のミカタ」ならそんな複雑な請求書の作成、さらにお金の集金までもお助けできます。よろしければぜひご覧ください。

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