紙の証憑書類を電子化して、原本廃棄するには? | Cloud Payment 公式ブログ

紙の証憑書類を電子化して、原本廃棄するには?

[記事更新日]

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領収書、請求書、見積書等の国税関係書類を電子帳簿保存法という法律に基づいた保存方法で電子化することができます。これにより、保管スペース削減や保管費用紙管理の工数の削減、検索スピード向上や証跡、セキュリティ確保、などの業務の効率化を実現し企業力を強化することができます。

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証憑書類の保存法令

証憑書類(領収書・請求書など)は、法令上納税地に7年間以上紙で整理整頓して保存しなければなりません。
その根拠法令は、法人税法施行規則59条などです。

さっそく、その59条を見てみましょう!

第五十九条 青色申告法人は、次に掲げる帳簿書類を整理し、七年間、これを納税地(第三号に掲げる書類にあつては、当該納税地又は同号の取引に係る法施行地内の事務所、事業所その他これらに準ずるものの所在地)に保存しなければならない。
一 第五十四条(取引に関する帳簿及び記載事項)に規定する帳簿並びに当該
青色申告法人の資産、負債及び資本に影響を及ぼす一切の取引に関して作成
されたその他の帳簿
二 棚卸表、貸借対照表及び損益計算書並びに決算に関して作成されたその他
の書類
三 取引に関して、相手方から受け取つた注文書、契約書、送り状、領収書、見
積書その他これらに準ずる書類及び自己の作成したこれらの書類でその写し
のあるものはその写し

2 前項の期間は、帳簿についてはその閉鎖の日の属する事業年度終了の日の翌日から二月(法第七十五条の二(確定申告書の提出期限の延長の特例)の規定の適用を受けている場合には二月にその延長に係る月数の期間を加えた期間とし、清算中の内国法人について残余財産が確定した場合には一月とする。以下この項において同じ。)を経過した日から、書類についてはその作成又は受領の日の属する事業年度終了の日の翌日から二月を経過した日から、起算する。

これらの規定から納税地に7年間以上紙で整理整頓して保存しなければならない訳です。

電子帳簿保存法とは?

対して、紙の証憑書類を電子化して、原本廃棄するには特例法である電子帳簿保存法4条3項「スキャナ保存」制度の申請を税務署にしてその承認を得る必要があります。

平成26年まではその法令要件が過剰に厳しく、国内の承認件数が152件しかなかったのですが、平成27年と平成28年の連続緩和で、厳しい要件であった次の3点の要件が無くなりました。

1.領収書・契約書の3万円未満に限るの条件が撤廃されました。
2.業務サイクル後速やか方式の際、必要とされた関係帳簿の4条1項承認が撤廃
3.実印相当の電子証明書の必須要件が、必須で無くなりました。

そして、平成28年緩和では

4.原稿台と一体型であると言うスキャナ要件から、「原稿台と一体型である」が削除されて、スマホやタブレットでもスキャナ保存できるようになりました。

これらのことが緩和の概要です。
なお、詳細要件を通達・通達趣旨説明・Q&Aなどから確認することも重要なので詳しいことをお知りになりたい場合は、お問い合わせください。

オススメの電子帳簿保存法「スキャナ保存」対応ソフトウェア

緩和されたとは言え、スキャナ保存要件を確保して、スムースに税務署承認を得て、確実に運用するには、承認実績のあるシステムを選択することが重要です。
そこでお勧めするのがアンテナハウス株式会社製のScanSave-V2(スキャンセーブバージョン2)です。

ScanSave-V2は、電子帳簿保存法「スキャナ保存」対応ソフトウェアとして既に10件を超える承認実績を持っている優れたパッケージです。

最大の特長は、要件緩和に合わせた中堅・中小企業向けソリューションで無理なく制度を導入できる点です。

特長の詳細

1)電子帳簿保存法 施行規則3条で定められた「真実性の確保」と「可視性の確保」のシステム上の要件を備えています。
2)対象電子ファイルは、PDFに加えてJPEGやXDW(DocuWorks)ファイルも可能です。
  解像度や階調の保存情報の一括検査を自動で行い、運用ミスを防ぎます。
3)タイムスアンプは1の入力単位毎に付与する方式に加えて纏めてタイムスタンプ(個別ファイルの改竄検出機能付き)を付与する方式も選択が可能です。
4)適正事務処理要件対応の為のコンサルティングを提供しています。
5)入力負担となる検索用キー情報をCSV取込することが可能です。
6)他システムデータの一括取込機能を利用すれば、CSVファイルと電子化ファイルのマッチングができて一括取込みが可能です。
7)取引先マスタの登録ができて、入力候補の選択が簡単になりました。
8)書類入力画面で入力値コピー(ピン)機能を利用して連続入力がより簡単になりました。

スキャナ保存(電子帳簿保存)のメリットは?

スキャナ保存のメリットは可能ようなものが代表的なものです。

◎ 保管スペース削減や保管費用紙管理の工数の削減
◎ 検索スピード向上や証跡、セキュリティ確保
◎ 内部/外部監査、税務調査の準備や対応の工数削減、支払い費用の削減
◎ 債権/債務、販売/購買業務の業務効率の改善

アンテナハウス株式会社製のScanSave-V2は多くの中小企業・中堅企業から好評を得ています。

※上記は、2016年10月20日時点の情報です。

下記より「ScanSave-V2」の資料がダウンロードできるので是非一読してみてください。

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