領収書がない場合、代わりになる証拠書類とは | Cloud Payment 公式ブログ

領収書がない場合、代わりになる証拠書類とは

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領収書がない場合、代わりになる証拠書類とは

領収書がない場合、代わりになる証拠書類とは

業務上の出費を経費として処理するためには、その出費を証明するための証拠書類が必要になります。通常は領収書が証拠となりますが、支払いの方法や状況によっては領収書をもらうことが難しいケースもあるものです。
税務調査等で問題にならないよう、領収書がない場合には領収書に代わる証拠書類をきちんと残しておくのが大切です。
領収書がない場合の対処法についてご紹介します。

「領収書がない経費」が発生するケース

領収書とは、代金が支払われたことの証拠として、代金を受け取った相手が発行する書類のことです。売買の証拠となるもので、税法で7年間保存しなければならないと定められています。
通常の買い物の場合は領収書がもらえないということはまずありませんが、例えば以下のような場合には領収書を発行してもらうことができません。

・電車やバスの運賃として支払った交通費
・関係先のお祝いやご不幸でのご祝儀や香典などの出費
・移動中などに自動販売機で購入して振る舞った飲み物代
・個人のクレジットカード決済でダウンロード購入したアプリケーションの代金

また、上記のような例だけではなく、発行してもらった領収書を紛失してしまったために領収書がないというケースも考えられます。

出金伝票の作成方法

領収書がない出費の場合には、出金伝票を作成しておくと良いでしょう。
その際には、領収書に明記することが必要とされる以下の項目について記載するのが大切です。

・書類の作成者(領収した人)の氏名または名称
・支払いをした日付
・何に対する支払いか
・支払われた金額
・支払った人の氏名または名称

こうして作成した出金伝票は、領収書などの税務書類と同様に保存する必要があります。

出費を証明するために保存しておくべき書類

領収書がない場合、代わりになる証拠書類とは

領収書をもらえなかった場合や紛失してしまった場合などには、以下のような書類が領収書の代わりに出費を証明することに役立ちます。

・クレジットカードの利用明細・請求明細

クレジットカードを使用した時に発行される利用明細は、領収書の代わり使用することができます。また、請求時にカード会社から送付される請求明細書でも支払いを証明することができます。ただし、請求明細書はカード会社が発行するものなので、領収書と同等には扱えません。領収書か利用明細を保存しておくのが基本になります。

・銀行の振込金受取書(振込明細書)・預金通帳

銀行振込での取引の場合は、振込金受取書(振込明細書)が発行されます。
これは銀行が発行するものなので厳密には領収書ではありませんが、支払の証拠として扱うことができます。
預金口座からの振込の場合は、預金通帳の記録が領収書の代わりになります。

・オンライン販売の確認メール・取引画面のキャプチャー画像

オンライン通販やダウンロード販売など、オンラインでの取引の場合には、確認メールや取引画面のキャプチャー画像が支払の証明になります。
納品書は領収書の代わりにはならないので注意が必要です。

・ご祝儀袋の表書きコピー、香典返しのあいさつ状など

お祝い金ならばご祝儀袋の表書きのコピー、香典ならば香典返しの際のあいさつ状(お礼状)などが支払の証明になります。
パーティーの会費などについては、招待状や告知メールを保存したものを領収書代わりとすると良いでしょう。

以上のような書類は、領収書がない場合に出費を証明する証拠となります。
税務調査などの際に問題が生じないよう、資料として保存しておくことをお勧めします。

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