【経営者必見!】連載:売上をアップさせる決済方法の選び方 ③ | Cloud Payment 公式ブログ

【経営者必見!】連載:売上をアップさせる決済方法の選び方 ③

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~第三回 日常業務で直面する決済運用の注意点~

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決済によって集金を効率的にするだけでなく、ビジネスの窓口を広げるためには、自社にあった決済を上手く組み合わせなければならないことを前回お話させていただきました。
前回ブログ:第二回 ~自社に適した決済とは~
しかし、決済を運用する上では業務の流れに応じて発生する決済特有の課題に注意しなければなりません。

10回業務の流れ

今回は実際の日常業務の流れにおける決済運用の流れを概観するとともに、
決済特有の注意点を、BtoBの取引で最も利用されている「口座振替」を例にとってご紹介します。

①:販売・取引の開始

決済業務の概要

・取引を開始する段階では、申込書を回収するなどして決済手段に応じた書類や情報を取得し、決済をスタートさせる準備を行います。
(口座振替の場合は、振替依頼書(用紙)を発行し回収し、金融機関へ送付する手続きがあります。)

※ここでは用紙の回収や記入漏れなど顧客情報の取得で手間取るケースが多く、顧客にフラストレーションを与えないスムーズなオペレーションが重要です。

注意点

口座引き落としが開始されるまでにおよそ1ヶ月、手続き期間が必要です。

そのため、手続き期間中は銀行振込をはじめとした他決済で再請求を行うのですが、手続きがいつ完了するのかといった情報は金融機関から通知されることがありません。
他の決済からどうスムーズに切り替えるのか、口座引き落としを開始するまでのオペレーションが難しく、注意が必要です。

10回口座振替依頼書

②:締め・請求

決済業務の概要

・サービスの提供後、顧客ごとにサービス利用料を掌握し、締め日までの請求金額を確定します。
・場合によっては確定した金額を元に請求書や料金明細を作成し、顧客へ通知することもあります。

10回従量設定

注意点

毎回請求する料金が変わる従量制の場合、毎回の料金計算の結果を期日内に所定の金融機関に送信しなければなりません。そのため、締め日、請求金額確定期日など、決済に関するスケジュール管理が重要です。

③:

決済業務の概要

・決済完了後、各金融機関から入金データを取得します。
・請求データとの突合せ(消込業務)を行います。
※消込業務とは、請求ごとに指定の銀行口座への膨大な数の入金を1件ずつ目視によって照合する作業であり、担当者にとっては負担が大きくなるため、必ず効率化を検討しなければならない重要なポイントです。

注意点

とりわけ、口座引き落としに失敗し、代わって銀行振込によって集金しなければならない場合に注意が必要です。

というのも、入金情報が記載されている全銀データをダウンロードするためには、月額数万円の費用が掛かる上、
また、全銀データは普段見慣れない書式であるため、取り扱いが難しくなるからです。

※全銀フォーマットの入金サンプル
10回全銀データ

まとめ

集金を楽にしてくれる決済。
しかしその運用上どうしても発生してしまう作業や、注意しなければならない点があることがお分かりいただけたかと思います。
決済導入を決める前に、こうした課題をしっかりと認識しておくだけでも導入後の違和感が少なくなるはずです。

その他にも決済と連動し、決済の不便な点を補完するようなクラウドサービスも登場しておりますので、チェックしてみてはいかがでしょうか?

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