請求書作成の際に「間違いやすいポイント」とは? | Cloud Payment 公式ブログ

請求書作成の際に「間違いやすいポイント」とは?

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請求書作成の際に「間違いやすいポイント」とは?

月末になると取引先すべての請求書を作成して送付している、という経理担当の方は多いのではないでしょうか。請求書を一度にたくさん作成していると、「金額を間違えていた!」「作成者が以前のままだった」という間違いも起こりやすくなります。

請求書を作成する際に、どのような点で間違いやすいのかを知っておくことで、ミス削減に役立てることができます。

今回は、請求書を作成するにあたってチェックすべきポイントなどをご紹介します!

相手の希望するフォーマットかどうか

請求書の書き方については、法律でフォーマットが正式に決まっているわけではありません。国税庁の公式サイトによると、「書類作成者の氏名又は名称」「取引年月日」「取引内容」「取引金額(税込)」「書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称」を記載することを求めているだけです。

そのため請求書を作成する前に、取引先の希望にそったフォーマットかどうかを確認するようにしましょう。
「請求書は原本に限る」「請求内容を個別に記載」「請求書は郵送のみ受け付ける」など、取引先のルールに沿うことができているかが重要になってきます。

会社ごとの注意事項を個別に書き出しておくなどして、チェックしやすくしておくことも請求書作成時にミスしないために大切なポイントです。

作成者を明記し、角印を押印したか

請求書を書くとき最後の項目となることが多い「作成者に関する事項」は、ミスをしやすいポイントです。
特に角印は会社が出した正式な書類であることを示す印でもあるので、捺し忘れがないようにしましょう。また捺し損じた場合は、再提出となる場合もあるので、捺し方に注意が必要です。
もし、取引先が電子印鑑の使用が可能であれば、請求書の作成を効率化するためにも導入することをオススメします。

「内税」と「外税」を間違えていないか

契約時に「内税」と「外税」どちらで契約したか、確認しておくことも重要です。特に明記されていない場合だと、税抜きで記載するケースが多いです。ただし、税抜きで記載する場合でも、支払って欲しい消費税額と税込み合計額を明記するようにしましょう。

また消費税の端数を切り捨てるのか、四捨五入するか、切り上げるのか、といった点にも注意しましょう。
これらも会社によって自由に決めることができるため、会社ごとの判断にゆだねられます。
しかし、請求書を作成するたびに内税や外税の違いが生まれると、ミスを引き起こす原因となりますので、前回の請求書を見返すなどチェックするようにしましょう。

振込先口座や振込期限を間違えていないか

請求書作成の際に「間違いやすいポイント」とは?
振込先口座や振込期限の数字を1つ間違えるだけで、大きなトラブルに発展する恐れがあります。作成時はもちろん、発送する時も目視によるチェックだけでなく、帳簿などと突き合わせて確認することが大切です。

また支払い期限を記載し忘れると、相手側の規定の期日に沿って振り込まれることになります。そうなると「こちらが当てにした入金がなかなか入ってこない」「帳簿と合わない」といった事態を招きかねません。

請求書を作成し郵送した後は、得意先に電話を入れるなどの工夫をすると良いでしょう。多くの得意先を持つ企業によっては「それぞれの入金日を把握しきれていない」「請求書が間違って別の部署に回されていた」といったケースも考えられます。
入金を促すための請求書である以上、きちんと入金されるように経理担当者が行動することも大切です。

取引先にスムーズな入金を促す以上、請求書に間違いがないことは必須の条件とも言えるでしょう。
「いつもの業務だし」と気持ちを緩めず、一つ一つの請求書作成に間違いがないか、きちんと目を光らせるようにしてください。弊社の開発した請求書作成クラウド「経理のミカタ」なら請求書作成を自動化することで、間違いを減らす助けになりますので、よろしければご覧ください。
間違いが減ることで、コストの削減にも繋がりますよ。

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