社員に経費立替をさせた時の「注意点」や「オススメの精算方法」 | Cloud Payment 公式ブログ

社員に経費立替をさせた時の「注意点」や「オススメの精算方法」

[記事更新日]

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経理業務に従事していると、支払業務の煩雑さに頭を悩ませる方は多いです。
例えば、支払申請の手続や立替精算、経費精算といった業務はできるだけシンプルに確実に済ませたいところですよね。

立替精算や経費精算に関するやり取りが増えることで、二重払いや支払い漏れ、精算額の誤りといったミスが起きやすくなりますし、金庫内の現金の入出金回数が増えることで帳簿と現金が合わない、といったミスも発生しやすくなります。
社員に経費を立て替えさせた時の立替精算は、どのような点に注意し、どのような方法をとればより効率的になるのかをご紹介します。

社員に立て替えしてもらうときの注意点は?

社員が経費を立て替えすること自体に、法的な問題はありません。
しかし、その金額や期間が社会通念的に不当だと思われる場合や、その社員にとって過度な負担となっている場合は見直す必要があります。

■立替期間

立替期間に関してハッキリとした決まりはありません。
かといってルールを作らないと「半年前のものを持ってこられたけど、本人がうろ覚えで本当に経費精算していいのか悩む」といったように、業務が効率的に進まなくなります。

立替期間の目安としては1ヶ月をオススメします。
毎月締め日を設けることで特定の月だけ経費が過剰に増えるといったことを減らせますし、収益を把握する上でも経費精算によるブレが少なくなります。

■立替金額

社員に立て替えてもらうときは、金額にも気をつけるようにしましょう。
国内で近場の出張代程度なら問題ないでしょうが、10万を超すような場合は仮払いをしましょう。
社員にそこまで負担を強いる必要があるとは思えませんし、社員の日常生活そのものを圧迫させる恐れもあります。

経費は給与と共に清算しよう!

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上記のようなリスクを減らすために、社員が立て替えした経費をキャッシュレスで支払う方法をとる企業も多いです。
給与に立て替え分の金額をプラスして振り込めば小口現金を動かす必要もなくなりますし、振込料のさらなる負担もありません。

このような方法を導入する場合はしっかりと社内ルールを作り、他の社員に周知を徹底しましょう。
一度でも「経理にしつこく言えば通る」といった例外を認めてしまうと、せっかくの効率化もムダになってしまいます。

締め日に間に合わなかったものは翌月に回す、2ヶ月を超えたら自己負担とする、出張などで長期不在時は経理へ精算書を送付させる、など毅然とした態度で立替精算業務に臨むことが大切です。

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