【間違えやすいので要注意】立替金と仮払金の選択方法 | Cloud Payment 公式ブログ

【間違えやすいので要注意】立替金と仮払金の選択方法

[記事更新日]

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資産の分類における「その他流動資産」のうち、「仮払金」と「立替金」とで混同しやすく、どちらで処理すべきか迷ってしまう方も多いのではないでしょうか。
事前に金銭支出があり、限度額も総資産の1%と共通項もあるため、勘違いしたままになっている方もいます。
今回はこの2つを正しく選択するための判断基準をご説明しますので、ぜひ参考になさってください。

立替金と仮払金の違い

どちらか迷わないためにはまず、これら2つの違いを明確にすることが大切です。

【立替金】
取引先や役員、従業員などが支払うべき金銭を、会社や事業主が一時的に立て替えた場合は「立替金」に当てはまります。

立替金の例
・役員や従業員の私的費用の支払
・取引先が負担すべき手数料
・雇用保険料

会社側が一時的に何かしらの代金を融通した場合に用いる勘定科目が立替金です。
立替金は、事前に金銭の使い道が明確になっているというポイントも大きな特徴だと言えるでしょう。

会社側が債権者となり、将来的に回収する必要がありますが、利息は不要です。
ただし、立替金の回収に長期間かかる場合、対応する勘定科目に振り替える必要があります。

【仮払金】
取引や営業活動で要する可能性のある金銭を支給した際、経理上で処理するときに用いる勘定科目です。

仮払いの例
・買い出しにかかった費用
・概算払いの出張費(旅費、交通費)
・営業所の小口資金として支給する金銭

用途用量が不明な金銭の支出を管理するために用います。会社にとって必要な支出であるというのもポイントの1つです。
一定の金額を概算で支払います。実際の費用が確定するまでの一時的な勘定科目ですので、使途が確定した後は清算を行い、適切な勘定科目に振り替えなければなりません。
決算時には「仮払金」が「0」であることが理想ですので、常用はできるだけ避けたほうが良いでしょう。

立替金と仮払金の違い

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混同しやすいとはいえ、明らかな違いもあり、しっかりと「立替金」と「仮払金」の範囲を覚えておけば判断に困ることもないでしょう。
例えば、立替金の場合はあくまで社員や取引先が支払うべき費用を貸している状態で、どのように使用されるか把握する必要があります。

一方の仮払金は、大体の使い道は決まっていますが、実際にいくらかかるかは不確定です。
出張にかかる費用も、余った場合は社員に返金を求める必要があります。
ただし、不足金を社員が補っている場合は反対に会社側がその金額を支給しなければなりません。

つまり、「金銭の使い道が明確」かつ「会社側が融資している」という場合は立替金となります。
「金銭の使い道の詳細が不明瞭」かつ「会社側が支給している」となるのであれば、仮払金を選択して処理しましょう。

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