利益を生む経理になる ~ステップ2 経費精算を効率化すると売上がアップする?!~ | Cloud Payment 公式ブログ

利益を生む経理になる ~ステップ2 経費精算を効率化すると売上がアップする?!~

[記事更新日]

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握手
経理が対立しやすい部署No.1といえば、営業。
「経理はうるさい奴らだ!」「営業は言うことを聞いてくれない!」
お互いにいがみ合いがちですね。
インターネット上でも、営業とのやりとりに悩む経理の声を多々見かけます。

実は、私たちも、以前は経理と営業で経費精算のやりとりが煩わしく、お互いにイライラしていました・・・
しかし、ある改善を行っただけで、やりとりはスムーズになり、双方のイライラもなくなりました。

BEFORE ~毎日の現金精算・エクセルでの集計~

営業マンは出張や接待があるたびに、事前に経理のところへ来ては、現金を受け取っていました。そして終了後、また領収書とおつりを返す。しかも、営業が忘れていたら、経理が注意に行かなくてはならず、プチ対立が発生していました(笑)
また、日々の営業交通費は、個々にエクセル管理表で行き先と金額を1件ずつ記録。経理はそれを人数分だけ集計と精算を繰り返していました。
その他、それぞれにあった不満をまとめると、こんなかんじでした。

営業 ・外出前は、経理のところへ行く時間さえ惜しいほど忙しいのに…
・急いでいる時に限って、経理が席を外している
・会社のお金を持ち歩くのは嫌だ
・毎日、交通費を記録するのは面倒くさいし、経路なんて覚えてられない
経理 ・営業がくるたびに、仕事を中断してお金を出し入れしなくちゃいけない
・席にいないだけで怒られる
・現金の残高を気にしたり、毎日出納帳をつけたり、管理が煩雑だ
・社員全員分のエクセルファイルを集計するのはひどく手間がかかる

AFTER ~給与との合算・システムの導入~

私たちは、経費の現金精算と、エクセルでのやりとり・管理を一切やめました。

具体的には、経費精算のクラウドサービスを活用しました。
①営業は、基本的に全て、立て替え払い
②締め日に、経費精算ソフトから経費精算を申請
交通費に関しては、Suicaなど交通系ICカードを機械にタッチするだけで精算が可能に
③経理は、自動で集計されたデータを給与と合算で支給するだけ

というフローに変え、先ほどの不満を改善することができました。

営業 ・スムーズに外出できる
・いったんは自分の現金orカードで決済しておくから楽
・交通費は、締め日にカードをタッチするだけ
経理 ・営業との無駄なやりとりが減り、仕事に集中できる
・小口現金を管理する必要がなくなった
・社員全員の経費データはシステム上で一元管理可能
・集計までできているし、内訳も一目瞭然

経費精算のクラウドサービスはいろいろなものが販売されています。
グローバルではConcur社の「Concur」。日本国内ではラクスさんの「楽々精算」、freeeさんの「freee」などが有名です。

ちなみに、私たちが利用しているのは株式会社チームスピリットさんの提供している「Team Spirit」です。

私たちはTeam Spiritを利用して経費の「申請・承認・精算・仕訳・振込の一連のフローを全て電子化」しています。
内部統制面も充実しているので、営業担当が申請した経費を営業部長が承認、そして経理担当が最終承認をしてから精算する、というワークフローを作成し活用しています。

↓このような精算申請が経理担当に届くので、内容を確認のうえ承認をすると、精算フローに進めます。
経費精算画面 (1)
また、ICカードをタッチするだけで、「駅探と連携した交通費の自動計算を標準で装備。乗換案内で検索した運賃をそのまま精算データとして使用できます。」
金額の訂正ができない仕様になっているので、不正受給を防ぐこともできます。

勤怠管理の機能もあり、毎日の打刻や休暇の申請なども、経費精算と合わせて一つの画面から操作できるので、給与計算もとてもスピーディーになりました。。

経理だけが楽になればいいわけじゃない!

「営業はちゃんとやってくれない」「ワガママばっかりだ」と一方的に攻めるだけでなく、経理にも落ち度はないか、彼らに変わってもらうのを待つのではなく、自分たちから改善はできないか、という視点が大切です。

まずは経理から改善をしていくと、営業も結果として協力的になってくれることでしょう。
作業を楽にしてあげるだけでも、スムーズな経費精算を実施することができるようになります。
さらに、営業は経費精算という無駄な作業を減らせ、本業に集中し売上を稼ぐことができます。経理による改善が、間接的に会社の利益に貢献しているといえます。
まずは自分たちがどんどん動いてみることが、営業との関係においても、会社にとってもプラスなことになるのではないでしょうか。

経理
カワムラ

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