意外な落とし穴!? ~アナログな「入金消し込み」に潜むリスク~ | Cloud Payment 公式ブログ

意外な落とし穴!? ~アナログな「入金消し込み」に潜むリスク~

[記事更新日]

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経営者のみなさま!ご存知でしょうか?
請求した取引先のリストと入金した取引先のリストを突き合わせる「消し込み」業務は、業務効率化に敏感な経営者でも手がつけてられていないポイントです。
一見して売上に直結しないため、つい後回しにしがちですが、手作業で行われている消し込みには大きな非効率とリスクがあるのです。

①そんなことしてるの!?消し込み業務、現場の実態

では、その「消し込み」とは請求管理の現場ではどのように行われているのでしょうか?

まず現場担当者は、通帳やネットバンクから振込入金明細をダウンロードして取引先からの入金を確認します。
その後、消し込みを行うために現場担当者は、入金情報が記載された通帳を片手に請求先が記載されたエクセルファイルを眺めることになります。
そして入金データと、PC画面に映し出された請求先リストの中からマッチングするものを目視で見つけ出して付き合わせ、消し込み処理を行わなければならないのです。

②アナログな消し込みが抱える非効率とリスク

この作業が月に十数件程度ならまだ手作業で何とかなるものでしょう。
しかし、たいていの企業が月に数十件ないし数百件も請求を行っているのです。ミスは避けられないものであることは想像に難くありません。

そのため途中工程で何度も何度も確認が必要となってしまう非効率が発生する上、未払い金を発見するたびに取引先をリストアップして取引先へ問い合わせなければならなくなるため、より煩わしい作業が発生します。

消し込みにミスが生じるということは、売掛金の回収が不能になるというリスクを孕んでいるだけでなく、二重請求や請求漏れなどの誤請求も起こりえます。
売掛金の管理に不行き届きがあると、自社の信用を損ないかねないため、消し込みは漏れや間違いが発生しやすい作業である一方でミスが起こったときのリスクが大きい作業であるとも言えます。

③消し込みこそシステム化!消し込みを自動化するサービスの紹介!

Victory-ONEシリーズ (提供:株式会社アール・アンド・エー・シー)

「入金自動消し込み」から「債権残高管理」までをカバーする、入金回収業務特化型パッケージ
平成17年の初版リリースより、国内では珍しい入金回収業務に特化したシステムとして、ニッチな分野に特化してきたサービスです。
Victory-ONEの第3世代目となるVictory-ONE/G3では、これまでの実績から得られた数々のニッチノウハウを凝縮させ、短時間/低コストでの導入を実現しました。

入金消込Apps (提供:株式会社 ユー・エス・イー)

入金消し込みの自動化を実現する、経理担当者様向け入金照合サービスです。
入金方法の多様化による事務負担や変則的な入金パターンなど、入金消込処理における様々な課題に対し、当機能で自動化することにより業務負荷を軽減し、コストダウンを図ります。

経理のミカタ (提供:株式会社Cloud Payment)

消し込み作業だけでなく、その前後工程である請求書の作成から送付、取引先からの集金、未集金の催促まで完全自動で行い、請求管理の効率化をお手伝いするサービスです。
使い方はとても簡単、一度情報登録さえ行ってしまえば後は繰り返し自動請求を行うため、定期的に請求を行う事業者にも適したサービスです。もっと詳しく知りたい方はこちらから。
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これ以上、アナログな消し込みで社員のリソースを無駄遣いしますか?

いかがでしたか?販売管理や会計と同様、またはそれ以上に「消し込み」をシステムに置き換えることで非効率な作業とリスクを未然に防ぐことができます。
システム開発よりも気軽に導入できるクラウドサービスもたくさんリリースされていますので、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか?

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