請求書の再発行をする際に気をつけるべきこと | Cloud Payment 公式ブログ

請求書の再発行をする際に気をつけるべきこと

[記事更新日]

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取引先に請求書を紛失されるケースは決して珍しくはありません。「請求書を再発行して欲しい」と依頼され再発行する際に気をつけるべきポイントはなんでしょうか? リスクとおさえるべきポイントを確認しましょう。

請求書の日付は前回の発行日にすべき?

本来、日付は前回の発行日にすべきです。単純に請求書を紛失しただけであれば内容に錯誤があったわけではないので、再発行や請求日の訂正は必要ないでしょう。

領収書と同じく、請求書も連番で管理し、間が抜けているか分かるようにしておけば透明性が高く信頼されることでしょう。市販の請求書を利用する場合は、複写式のものを選択し、あらかじめ連番を振っておきます。誤って記載した場合は廃棄するのではなく、ホチキスなどで綴じておき、抜いてしまうことがないようにしましょう。冊子形式の場合、抜いてしまうと「不正事由があったのでは?」と疑われる原因になります。同様に、エクセルやワードで作成した請求書は控えを必ずとっておきましょう。まとめれば、同じ連番と再発行した日付と原始の日付と記載すれば新たな売り上げではないことが分かるはずです。

支払期日を過ぎている場合、どうする?

支払期日が過ぎている場合であっても、本来の請求書の日付を明記すればいいのですが、金額訂正や内容訂正など何かしら変更点が発生したことによる請求書の再発行の場合には、再度作成をし直す必要があります。具体的には、○年○月○日No.××発行分の再発行、金額訂正などといった再発行する理由を明記して、請求書を再発行した日付で作成します。再発行は支払期日が過ぎているので、請求書の新たな期日の設定が必要になります。

契約書のやりとりがあって、支払期日を過ぎた場合の条項が付されている場合、延滞利息など契約どおりに請求書に明記し再発行請求することになります。多くの場合は、「双方の紳士的な対応によって解決する」となっているケースが多いので、再発行時は話し合いによる新たな期日設定をしましょう。請求の相手先は請求に気が付いた時点で、資金繰りの問題がなければ請求書の再発行の日付にかかわらず早急に支払いするのが信頼性確保のためにも必要です。

まとめ

請求書は郵送で送られてくることが一般的で、封筒から出して、期日ごとにファイリングして、支払計画の一覧を作成して、月末には銀行から振込手続きをするという一連の流れがあります。この際、住所変更や間違ったポスティングによって封筒が届かなかったとか、届いたけれど違う部署に届いていたというハプニングも起こることでしょう。発行した請求書は控えを必ず保管し、発行した側は回収の管理を怠らず、もし未回収の場合は早めに相手先に知らせて期日が大幅にズレることがないように心がけましょう。弊社の請求書管理クラウド「経理のミカタ」はこういった複雑な請求書の管理をお助けできますので、一度ご覧ください。

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