業務効率化のための3つのアイデア | Cloud Payment 公式ブログ

業務効率化のための3つのアイデア

[記事更新日]

Share on Facebook
Pocket

100612254

コスト削減、時間短縮、モチベーションのアップにつながる業務効率化を課題としつつも、なかなかどこから着手すればよいか分からない人は多いのではないでしょうか? ここでは業務効率化を助ける方法と実践的アイデアをまとめ、解説します。

会議の無駄をなくす

社内での時間の無駄の代表として、また、業務効率の弊害として会議が挙げられます。一体会議の目的とはなんでしょうか? 大きく分けて、「情報や目的をメンバーで共有する」ことと「新しい方法を生み出す」ことです。たとえば、コスト削減を考えたい場合の会議では、コストをかけないことだけの目的を共有するだけでは不十分です。ある社員が現状報告をしているにもかかわらず、参加者が黙って聞いているだけではアイデアのない報告会であり時間の無駄な会議となってしまいます。業務効率を考えるならば、メールや掲示に報告書として知らせるだけでよいからです。

また、現状報告とそれに対する意見やアイデアを自由に言い合う会議で、一見会議が白熱しているように見えたとしても、残念ながら新しいことは生み出さないでしょう。まず第一に目的のため取り組むべき行動の指針を決めることが重要です。問題点の共有の後に必ず解決策を決められるとそれは意味のある会議になります。

業務効率を上げる会議を行うためには、事前に準備をしましょう。事前準備によって50%は成功するといわれています。そこで事前に目的、会議に要する時間、共有する情報、会議までに考えてきてほしいアイデアなどを出席するメンバーに伝えます。事前情報がなければ、状況報告会となってしまうでしょう。会議に提案された内容について、その場でアイデアを出すことは難しいことから、あらかじめ考えて会議に臨めば発言もしやすくなります。会議で解決したい問題点を明確にして、さらにその解決案も出せれば、集まって議論した意味があることでしょう。

 

クラウドソーシングの活用

業務効率化で活用したいクラウドソーシングとは、「オンライン上で不特定多数の人に業務を発注すること」、“crowd”(群衆)と“sourcing”(委託)をいいます。アウトソーシングでは、仕事を請けたい人が専門の業者にあらかじめ登録して仕事を割り当てらえる方式でしたが、クラウドソーシングでは、ネットを介して不特定多数の働きたい人に募集をかけることができ、基本的に発注者から直接作業を指示できます。これは中間業者がいない方式です。

具体的な活用事例として、ホームページやECサイト制作、スマートフォンアプリだけでなく、商品パッケージのデザインやアイデア、チラシ・ポスター・名刺などのデザイン、さらにライティングやデータ入力などの事務業務まで活用は広がっています。業務の発注から完成までの時間短縮、コスト削減につながれば業務効率化に寄与します。

 

テンプレートの活用

テンプレートを活用することによって、今まで時間をかけて作業していたものが、時間短縮と業務効率があがり、自動でデータが入るなど、人的なミスも少なくなります。自動化は業務品質を上げるという部分において優れているポイントです。マイクロソフトオフィスで作れるデータについては、ネット上でもオフィスソフト内でもすぐに使えるテンプレートが検索できます。ITからアイデアを活用して業務効率を図りましょう。

 

業務効率改善のアイデア

業務効率のためのアイデアをラインアップしてみましょう。

 

1.会議の時間を短くする

会議に参加するメンバ―には議題ごとに発表の機会を与えて、必要な資料あらかじめ準備すること、メンバーに目的と会議の始まりと終わりの時間を知らせておきます。

コミュニケーションをとるために集まるのではないので、業務効率があがるとか経営戦略が決まるなど、結果が出る会議を目指します。

また、メンバーが椅子に座った会議は肉体的にも気分的にも落ち着きがでてしまいます。時には参加者全員が立った状態で会議をする、スタンディング形式を試してみるのはいかがでしょうか。立ったままで何十分も会議をするのは苦痛ですから、「早く終わらせる」ことに意識が向きます。そのため、長丁場化しやすい会議も短時間で終わらせることができます。

 

2.会議のスキルをあげる

1と同様、会議を効率的にするために会議を行うスキルそのものをアップさせることも肝心です。具体的なアイデアを創出したり問題を解決するための会議では、アジェンダ(検討課題)が書かれた資料を用意することが多いものの、その項目ごとに討議する時間制限は記載をしていないのではないでしょうか。これがダラダラと長時間の会議になる原因となります。スムーズな会議を行うために、アジェンダには討議すべき事柄と話し合いの制限時間を明記しましょう。もちろん予め決めておいた「時間内に結論を出そう」とリミットの意識をもつことがポイントです。

また、議事録は一人の担当者が決まったことをまとめるのでは、好き勝手喋った挙句に話が逸れたり必要な話し合いを漏らすことも起こりかねません。
そこで、予め討議用のシートを作り全員が議事進行にそってシートを埋めるようにする方法を試してみましょう。シートにはアジェンダと同じく討議する項目と決めた時間、さらに討議内容で外してはいけない条件や要望も書き添えておきます。
そして、議論で出たアイデアを書き留めたり、決まったことや持ち越しの事案を書き出していきます。常にシートに視線がいくことで、議論すべきことがなにかをしっかりと認識できますし、問題点やアイデアを書く作業をするうちに、新たな発想が浮かぶこともあります。

 

3.ITを活用する

事前案内、事後報告、会議資料はすべて電子資料で共有しましょう。印刷用紙の節約になるだけでなく、全員が集まる前に各自が事前・事後の共有もしやすく、周知徹底しやすいメリットがあります。

操作する媒体に左右されることがないようパソコンやタブレット、スマホでも対応可能な保存方法を選択しておくと外出先から必要なときに内容を確認できて有効です。

 

4.社内文書を標準化する

テンプレートを活用して、報告書を標準化しましょう。インターネット上では、さまざまな書類のテンプレートが配布されています。求める書式に近いものをダウンロードし、適宜必要な項目や入力欄を追加してカスタマイズし、統一の書式を作成します。

出張・交通費精算や残業計算のためのタイムカードはシステムを活用してネット上でデータ処理できるようにすることで、経理部の負担がかなり軽減されます。提出された領収書を集計して、現金を用意してという作業は間違えてはいけないというストレスと手間が都度かかり生産的な作業ではありません。

 

5.短時間で作成できるようにする

下書き、清書といった不要な作業が発生しないようテンプレートを活用しましょう。システムを活用すれば決まった場所に入力していくことで、自動的に報告書や計算書ができて集計の必要もなく効率的です。

 

まとめ

業務効率化のためのアイデアを駆使して、質の高い仕事を提供していくと会社の評判が上がり仕事の依頼も増えるでしょう。業務効率化は内部でできる経営戦略なのです。

 

参考:

現場単位での業務効率化活動の進め方【第2回 業務効率化を実現する8つのステップと現場管理職・人事部門の役割】 | 産業能率大学 総合研究所

オフィステンプレート一覧

ebookダウンロード
ebookダウンロード
PAGE TOP