増え続ける請求書、どうやって管理・保存する? | Cloud Payment 公式ブログ

増え続ける請求書、どうやって管理・保存する?

[記事更新日]

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PDFやエクセルによる請求書の送付も増えていますが、やはり主流は紙の文書による請求書のやりとりです。日々オフィスに増えていく請求書はどのように管理し、いつまで保存するべきでしょうか。

 

見やすく、管理しやすいファイリングの方法

請求書が郵送で届き、封を開けて、内容を確認し不明な場合はその時点で相手先に確認します。請求書は振込処理待ちの請求書と処理済みの請求書が混在しないように、済んだものはファイリングシステムに入れるように管理しましょう。併せてスキャンしてデータでも保管しておくと、管理が楽です。

処理前の請求書は「当月払い」「翌月払い」「翌々月払い」など、期日ごとにクリアファイルなどに入れて、処理するときに分かりやすいように手もとにおいて管理します。

支払いなど処理が終わった請求書のファイリングの仕方は、取引先ごとに古い日付が下になるように、固めの背表紙の二穴ファイルに綴じるのが、後で見やすく検索しやすい管理方法です。

取引先は“あいうえお順”、“ABC順”などルールを作り、インデックスも付けて、綴じているファイルと場所が2ステップで探せるくらい、簡便なファイリングルールを作り管理します。二穴だと後からプラスするのも、金具から外して綴じて金具ごと戻すのも簡便で、面倒な作業ではないため管理しやすいでしょう。幅が太めで固いかっちりとしたファイルを選択したほうが、窮屈にならないですし、ファイルの端が曲がって請求書がしわになることもありません。決算を過ぎて書庫にしまう段階になれば、固いファイルから外して、紙のファイルに移動して箱に保管すればよいでしょう。

 

過去の請求書はいつまで保存しておくべき?

、見積書、納品書などの証憑書類は場所を取ってしまいますが、所得税法、法人税法で保存期間が定められており、税務調査の対象期間に関わる年度の書類は保管しておかなければなりません。過去の請求書に関しても、7年間の保管が法律で義務付けられています。7年間とは請求書を発行した日からではなくて、その年度の決算期から7年後までを指します。たとえば、平成26年度の決算に関わる請求書であれば、平成33年度の決算まで保管しなければなりません。青色申告の場合であっても、帳簿書類の保管は義務付けられており、証憑書類を廃棄してしまったことによって青色申告承認が取消されるケースもありえます。

 

まとめ

紙文書は保管スペースを取るため、廃棄したいベストテンに入りますが、決算ごとに期限を過ぎた書類を捨てられるように、決まった場所に年度別に管理しましょう。

請求書などは、後から確認するケースも多いため、分かりやすいファイリング管理は業務の効率化に役立つでしょう。
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