キャッシュフローのある毎日:キャッシュインを早める工夫 | Cloud Payment 公式ブログ

キャッシュフローのある毎日:キャッシュインを早める工夫

[記事更新日]

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キャッシュフローは、日頃から入出金と収支のバランスを管理している経理だからこそ、誰よりも実感を持って管理できることです。

キャッシュフローの分析方法はご紹介しましたが、では実際にキャッシュフローを改善したい場合、どういう動きをすれば、またどんな仕組みを設ければよいのでしょうか。

今回は、改善のうち「キャッシュインを増やす、早くする」ということにフォーカスして考えていきましょう。
おさらいですが、キャッシュフローは
・早く受け取り、遅く出す
・アウトよりインを大きくする    
ということが大切です。

誰から、いつまでに、いくらの徹底

キャッシュフローの改善の中でも特に、営業キャッシュフロー(本業で稼いだキャッシュの量)を良くしていくことが最も大切です。売上ばかり計上して、実際のキャッシュは全然入ってこない、という状況は避けなくてはなりません。

そこで、大切なことが
「誰から、いつまでに、いくら」を受け取ればいいのか徹底的に管理することです。
基本的には
・取引先別に金額を記録
・入金があれば消し込み
・期限までに入金がなければ、督促
というサイクルを徹底的に繰り返すことです。
動きとしてはとても単純ですが、みなさんもご経験のとおり、これが意外と面倒だしミスもしてしまうんですよね。

ありがちなこととしては、
・実際に入金された総額と、消込をした総額が一致しない。
・どの取引先の消込を間違えたのか、一から見直す苦労(苦痛?)
・請求金額通りの入金ではなかった時の個別対応。
・一つの取引先に対して、いつの請求分は回収できて、いつの分はまだなのかだんだんわからなくなる。
・つい面倒くさくて、督促を怠ってしまう。(特に、サービス業の場合は売上と原価を一対一対応しにくく、売上回収がルーズになりがちです。)
……こんなところでしょうか。

大事なこととはわかっていても、単純な事務作業でつい面倒くさくなりますし、取引先が多かったり、請求形態が複雑だとミスも起きやすくなります。
しかし、キャッシュフローの改善においては、取引先別に、いつまでに、いくらを回収するべきか、ということを管理し、確実に回収することを避けることはできないのです。

経理のミカタでキャッシュインを増やしましょう!

そこでいっそシステムを導入してしまうのはどうでしょうか。

システムにしてしまう利点は大きく5つ!

(1)面倒くさい請求書発行はシステムに任せられる!
 同じ額を請求し続ける月額費用の請求書などは、システムに請求情報と送付頻度、送付先を登録すれば、毎月新しい請求書を自動作成、自動送付してくれます。また、手作業による請求額計算が必要な場合も、確定した金額のデータをシステムに取り組めば請求書作成、送付を行うことができます。
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↑このように、請求情報別に、請求書発行日・送付日などのスケジュール登録ができます。
(例だと、請求対象月当月5日に請求書発行、翌月7日に送付するサイクルになります)

(2)各決済手段からの入金は自動消し込みで、手間とミスが激減!
基本的な決済手段である銀行振込・口座振替はもちろんのこと、最近、法人間の決済でも利用が盛んになってきたクレジットカード決済や、各銀行の提供するバーチャル口座(顧客別に一対一対応の口座を作ることができ管理しやすい)に対応して、入金を自動消し込みしてくれます。
システムが運用してくれるため、手間はもちろん、ミスを減らすことも可能です。
各決済手段の管理画面に行ったり、エクセルとエクセルを並べて、画面とにらめっこする時間にもおさらばです!笑

(3)請求状況が一目瞭然!請求書作成日や入金状況などで絞り込めます!
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キャッシュフロー管理において大切な、誰からどの請求をまだ回収できていないのか、ということも、ここで一目瞭然になります。

(4)キャッシュインを確実にする「振込期限通知メール」機能!
たとえば、こんなメールを振り込み期限の数日前にシステムから自動で送ることができます。
自分が振り込む側だったら、忘れていた時には重要なアラートになりますし、支払わないわけにはいかない気持ちになりますよね(笑)
このように、手間はいっさいかからないけれど、確実にキャッシュインがあるようにする仕組みもシステムならば簡単に導入できてしまいます。

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(5)忘れがち、サボりがちな督促も自動!
催促の連絡は正直あまりしたくないもの。しかし、キャッシュフロー改善のためはもちろん、こちら側がしっかりとした会社であることを示すためにも、怠ってはいけない業務です。
そこで便利なのが、自動督促メール。先ほどの期限通知メールと同様、あらかじめ設定しておいた期日(振込期限から◯日後)に、自動で督促メールを飛ばしてくれます。
単純に振り込み忘れていた相手などは、このアラートで気がついて、すぐに振り込んでくれるケースも多いそうです。
これならば、面倒な作業をせずにキャッシュを回収することができますね。

このように、システムを用いることで、キャッシュインを増やす仕掛けを確実に実行していくことができるのです。
気になった方はぜひこちらから詳細をチェックしてみてください。

私たちは人にしかできない仕事をしましょう!

システム化できる部分はどんどんシステムに渡して、経理担当者は人間にしかできない高度な仕事をしていきましょう。
たとえば、キャッシュフロー管理においても、入金の方は今回ご紹介したとおり、ある程度システマチックに決められた業務フローを確実にこなすことが大切ですから、システムに任せたほうが確実、という側面があります。
しかし、キャッシュアウトの方になると、支払先との交渉や、そもそもの支出の見直し、効率的な資金の使い方の検討など、人間にしかできない仕事ばかりです。私たちは、こちらにフォーカスして仕事をしていくべきなのではないでしょうか。
次回はシステムにはできない、経理にしかできない、キャッシュアウト管理を考えていきます。

経理
カワムラ

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